Studio Poan

Política de privacidad

1. Información al usuario

¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?

SILENTI DESIGN S.L. es el RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales del USUARIO y le informa de que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).

¿Para qué tratamos tus datos personales y por qué lo hacemos?

Según el formulario donde hayamos obtenido sus datos personales, los trataremos de manera confidencial para alcanzar los siguientes fines:

En el formulario Contacto

  • Dar respuesta a las consultas o cualquier tipo de petición que sea realizada por el usuario a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición en la página web del RESPONSABLE (por el interés legítimo del RESPONSABLE en atender las solicitudes y comunicaciones recibidas, art. 6.1.f RGPD)
  • Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado relacionados con las solicitudes recibidas y el interés mostrado respecto de nuestros servicios (por el interés legítimo del RESPONSABLE en conocer y mejorar sus servicios, art. 6.1.f RGPD)

En los formularios Cuéntanos tu proyecto y Antes de la primera visita:

Atender la solicitud de información sobre nuestros servicios, conocer las características y necesidades del proyecto, valorar el posible encargo y preparar la primera visita, asesoramiento o propuesta correspondiente (por aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado, art. 6.1.b RGPD)

Tratar y conservar la documentación, planos, fotografías, imágenes u otros archivos que el usuario adjunte voluntariamente, con la finalidad de estudiar el espacio objeto de la consulta, valorar las necesidades planteadas y preparar, en su caso, la correspondiente propuesta o prestación del servicio (art. 6.1.b RGPD)

En las comunicaciones realizadas mediante WhatsApp:

  • Dar respuesta a las consultas o solicitudes realizadas por el USUARIO a través de WhatsApp, facilitar información sobre los servicios, concertar o gestionar citas o sesiones y atender las comunicaciones relacionadas con un posible proyecto o encargo (por aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado o ejecución de la relación contractual, según corresponda, art. 6.1.b RGPD, y por el interés legítimo del RESPONSABLE en atender consultas generales, art. 6.1.f RGPD)
  • Recibir y tratar la información, documentación, imágenes, planos u otros archivos que el USUARIO remita voluntariamente a través de este canal cuando resulten necesarios para valorar el proyecto, preparar una propuesta o prestar el servicio solicitado (por aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado o ejecución de la relación contractual, según corresponda, art. 6.1.b RGPD)
  • Utilizar WhatsApp como canal voluntario de comunicación con el USUARIO, pudiendo tratarse a través de dicha plataforma datos como el número de teléfono, nombre o identificador utilizado, contenido de las comunicaciones y demás información que voluntariamente se facilite. El USUARIO podrá utilizar, si lo prefiere, los restantes medios de contacto puestos a su disposición por SILENTI DESIGN S.L.

En el portal de clientes (studiopoan.com/zonacliente):

Poner a disposición del cliente, de la cuenta de empresa o del prescriptor la documentación de su proyecto -presentaciones, planos, imágenes, presupuestos y facturas- y gestionar el seguimiento del encargo (por la ejecución del contrato, art. 6.1.b RGPD).

Recoger y conservar las respuestas al cuestionario inicial sobre la forma de habitar y las preferencias del cliente, necesarias para redactar y adaptar el proyecto a sus necesidades (art. 6.1.b RGPD).

Registrar los accesos al portal y las acciones realizadas en él -entradas, aprobación de presupuestos, comentarios y envío del cuestionario- con la finalidad de dar seguimiento al proyecto, mantener la trazabilidad de las actuaciones realizadas y garantizar la seguridad del acceso (por el interés legítimo del RESPONSABLE en gestionar adecuadamente el proyecto y proteger la seguridad de sus sistemas, art. 6.1.f RGPD).

En el caso de los prescriptores, gestionar la relación de colaboración y la liquidación de las comisiones pactadas (art. 6.1.b RGPD).

El acceso al portal se realiza mediante un código facilitado por el RESPONSABLE. No se solicitan contraseñas ni datos bancarios o de tarjeta a través del portal. Los códigos se almacenan cifrados y pueden ser regenerados o dados de baja por el RESPONSABLE en cualquier momento.

¿Durante cuánto tiempo guardaremos tus datos personales?

Los datos personales se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos que resulten necesarios para atender las obligaciones legales aplicables y las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento o de la relación mantenida.

En particular:

  • Consultas y solicitudes de información que no den lugar a una contratación: los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender y realizar el seguimiento de la solicitud y, con carácter general, durante un máximo de doce meses desde la última comunicación mantenida, salvo que resulte necesaria su conservación durante un plazo superior para atender alguna solicitud, reclamación o posible responsabilidad.
  • Solicitudes realizadas mediante “Cuéntanos tu proyecto”, “Antes de la primera visita” o WhatsApp: cuando den lugar a la contratación de un servicio, los datos pasarán a formar parte de la documentación asociada al correspondiente proyecto o relación contractual. Si finalmente no se formaliza la contratación, se aplicará el plazo indicado para las consultas y solicitudes de información.
  • Documentación del proyecto, planos, fotografías, cuestionarios, propuestas y demás documentación contractual o técnica: se conservarán mientras permanezca vigente la relación con el cliente y, una vez finalizada, durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades contractuales, profesionales o legales que puedan derivarse del servicio prestado. Transcurridos dichos plazos, los datos serán suprimidos o, cuando resulte legalmente exigible, permanecerán debidamente bloqueados.
  • Documentación contable, facturas y justificantes relativos a la relación económica: se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa mercantil, fiscal y tributaria aplicable y, en particular, durante el plazo general de seis años establecido para la documentación y justificantes concernientes al negocio, sin perjuicio de otros plazos específicos que resulten de aplicación.
  • Registros de acceso y actividad del portal de clientes: se conservarán durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad, trazabilidad y correcto funcionamiento del servicio y durante un plazo máximo de 12 meses desde su generación, salvo que deban mantenerse durante más tiempo como consecuencia de un incidente de seguridad, una reclamación, la necesidad de acreditar una determinada actuación o cualquier otra circunstancia que justifique su conservación.
  • Datos necesarios para gestionar la garantía comercial de los productos de fabricación propia: se conservarán durante el periodo de vigencia de la garantía ofrecida y, posteriormente, durante el tiempo necesario para atender las responsabilidades que pudieran derivarse de la misma.
  • Los proyectos eliminados desde la administración del portal se conservarán durante treinta días en una papelera de seguridad antes de su borrado definitivo, con la finalidad de permitir la recuperación de eliminaciones accidentales.

Cuando la conservación de determinados datos resulte necesaria exclusivamente para atender posibles responsabilidades legales, se mantendrán debidamente bloqueados o con el acceso limitado y no se utilizarán para finalidades diferentes.

¿A quién facilitamos tus datos personales?

No está prevista la comunicación de datos personales a terceros salvo cuando resulte necesaria para el desarrollo y ejecución de las finalidades indicadas, la prestación de los servicios solicitados, el cumplimiento de obligaciones legales o cuando exista otra base jurídica que legitime dicha comunicación.

Para la prestación y funcionamiento de sus servicios, SILENTI DESIGN S.L. utiliza proveedores tecnológicos que pueden acceder o tratar datos personales por cuenta del RESPONSABLE. Cuando dichos proveedores actúen como encargados del tratamiento, se formalizarán las garantías y contratos exigidos por el artículo 28 del RGPD.

En particular, actualmente se utilizan los siguientes proveedores y servicios:

Alojamiento web y del portal de clientes: IONOS Cloud S.L.U. (España). Proveedor de servicios de alojamiento e infraestructura tecnológica. Los datos asociados al servicio contratado se alojan en infraestructura situada en la Unión Europea.

Envío de correo electrónico transaccional: Plus Five Five, Inc. (Resend), Estados Unidos. Se utiliza para el envío de confirmaciones de formularios y avisos generados por el portal. El servicio puede implicar una transferencia internacional de datos a Estados Unidos. El proveedor declara su adhesión al EU-U.S. Data Privacy Framework y contempla asimismo las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea para aquellos tratamientos o transferencias en los que resulten necesarias.

WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited. Cuando el USUARIO decida utilizar WhatsApp como medio de contacto, los datos necesarios para la prestación del servicio de mensajería serán tratados a través de dicha plataforma y podrán intervenir otras entidades de WhatsApp/Meta y sus proveedores de servicios de acuerdo con sus condiciones y políticas de privacidad. La prestación del servicio puede implicar transferencias internacionales de datos, respecto de las cuales el proveedor declara aplicar los mecanismos y garantías previstos en la normativa de protección de datos, incluyendo, cuando proceda, decisiones de adecuación, el EU-U.S. Data Privacy Framework y/o Cláusulas Contractuales Tipo.

Google Ireland Limited: servicios de medición de audiencia mediante Google Analytics y, cuando estén habilitados, servicios relacionados con Google Ads. Estos servicios únicamente se activarán respecto de cookies o tecnologías no necesarias cuando el USUARIO haya prestado previamente su consentimiento, en los términos indicados en la Política de Cookies.

Google, WhatsApp/Meta, y otros proveedores tecnológicos pueden realizar determinados tratamientos para fines propios de acuerdo con sus respectivas condiciones y políticas de privacidad, por lo que no necesariamente actúan en todos los casos como encargados del tratamiento de SILENTI DESIGN S.L.

Cuando alguno de estos servicios implique el tratamiento de datos fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán las garantías previstas en el capítulo V del RGPD que correspondan en cada caso, tales como decisiones de adecuación, adhesión al EU-U.S. Data Privacy Framework o Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Asimismo, los datos podrán comunicarse a Administraciones Públicas, órganos judiciales, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, entidades financieras, asesorías u otros terceros cuando exista una obligación legal, resulte necesario para la formalización o ejecución de la relación contractual o concurra cualquier otra base jurídica que legitime dicha comunicación.

¿Cuáles son tus derechos?

Los derechos que asisten al USUARIO son:

  • Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.
  • Derecho de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición a su tratamiento.
  • Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Datos de contacto para ejercer sus derechos:

SILENTI DESIGN S.L. Calle San Joaquín, nº 16, Entresuelo C- 28004 Madrid (MADRID). E-mail: contacto@studiopoan.com

2. Carácter obligatorio o facultativo de la información facilitada por el usuario

Los campos identificados mediante un asterisco (*) en los formularios de la página web tienen carácter obligatorio cuando la información solicitada resulte necesaria para poder atender adecuadamente la consulta, solicitud o servicio correspondiente. Los restantes campos y la aportación de documentación o archivos que no se identifiquen como obligatorios tendrán carácter voluntario.

En particular, en el formulario “Cuéntanos tu proyecto”, actualmente son necesarios para poder tramitar correctamente la solicitud los datos correspondientes a nombre, correo electrónico, teléfono, rango de inversión, plazo previsto y descripción del proyecto. Los datos relativos a los metros cuadrados aproximados, la información sobre cómo ha conocido al RESPONSABLE y la aportación de planos, fotografías u otros archivos son voluntarios, salvo que en un supuesto concreto se indique expresamente lo contrario.

La aportación voluntaria de planos, fotografías, documentos o archivos deberá limitarse a la información necesaria para valorar el proyecto. Se recomienda al USUARIO evitar la inclusión de datos personales de terceros o de información que no resulte necesaria para dicha finalidad.

La marcación de la casilla correspondiente a la Política de Privacidad tiene por finalidad dejar constancia de que el USUARIO ha tenido acceso y ha sido informado sobre el tratamiento de sus datos personales. Cuando el tratamiento resulte necesario para atender una solicitud, aplicar medidas precontractuales o ejecutar una relación contractual, su legitimación no dependerá del consentimiento otorgado mediante dicha casilla.

Cuando una finalidad concreta sí requiera consentimiento - por ejemplo, determinadas cookies o tratamientos voluntarios adicionales - este se solicitará de forma específica, separada y claramente identificable.

El USUARIO garantiza que los datos personales facilitados al RESPONSABLE son veraces, exactos y actualizados y se hace responsable de comunicar cualquier modificación de los mismos.

La falta de cumplimentación de alguno de los campos obligatorios podrá impedir que SILENTI DESIGN S.L. pueda atender adecuadamente la solicitud o prestar el servicio interesado, mientras que la falta de cumplimentación de los campos voluntarios no impedirá por sí misma la tramitación de la petición.

3. Medidas de seguridad

De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos personales, el RESPONSABLE trata los datos personales de acuerdo con los principios establecidos en el artículo 5 del RGPD, de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado, y de forma adecuada, pertinente y limitada a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.

El RESPONSABLE ha adoptado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo y proteger los datos personales frente a su destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita, así como frente a la comunicación o acceso no autorizados, teniendo en cuenta la naturaleza, alcance, contexto y finalidades del tratamiento.

Asimismo, el RESPONSABLE aplica las medidas necesarias para proteger los derechos y libertades de los USUARIOS y facilitarles la información necesaria para que puedan ejercer los derechos reconocidos por la normativa vigente.

Para más información sobre las garantías de privacidad, puedes dirigirte al RESPONSABLE a través de SILENTI DESIGN S.L. Calle San Joaquín, nº 16, Entresuelo C- 28004 Madrid (MADRID). E-mail: contacto@studiopoan.com